IT Asset Management
Berechtigungen gegen Verbrauch: Lizenz-Compliance ohne Tabellenkalkulation
Wie viele Lizenzen haben wir, wie viele nutzen wir, und wie sicher wissen wir das? Wie OpsCloud365 Seats, Installationen und Zuweisungen gegenüberstellt und daraus einen Status je Produkt macht.
Die Frage kommt meistens per E-Mail, mit dem Betreff eines Softwareherstellers und einem freundlichen Ton: Man würde gern den aktuellen Lizenzstand abgleichen. Ab diesem Moment beginnt in vielen Unternehmen eine Suche nach Rechnungen, Verträgen und einer Tabelle, die jemand vor zwei Jahren gepflegt hat. Wir haben den Lizenzteil von OpsCloud365 so gebaut, dass die Antwort auf diese E-Mail an einem Ort steht und jeden Tag stimmt, nicht nur am Tag des Audits.
Eine einfache Rechnung
Die Idee hinter der Lizenz-Compliance ist absichtlich schlicht: Auf der einen Seite stehen die Berechtigungen, also die Seats, die Sie gekauft haben. Auf der anderen Seite steht der Verbrauch, also Installationen plus Zuweisungen. Aus der Differenz ergibt sich je Produkt ein Status.
Fünf Zustände reichen: konform, unterlizenziert, überlizenziert, abgelaufen und nicht überwacht. Der letzte ist wichtiger, als er klingt. Open-Source-Werkzeuge oder Software ohne Lizenzpflicht sollen nicht als Verstoß erscheinen, nur weil sie installiert sind. „Nicht überwacht“ ist eine bewusste Entscheidung, keine Lücke.
Woher der Verbrauch kommt
Ein Softwareprodukt in OpsCloud365 hat Hersteller, Kategorie und Lizenzmodell, etwa pro Benutzer, pro Gerät oder pro Core. Darunter hängen die Lizenzen mit Seats, Kosten, Ablaufdatum und dem Vertrag, aus dem sie stammen. Zuweisungen verbinden eine Lizenz mit einer Person oder einem Gerät. Installationen werden manuell erfasst oder aus einem Inventar übernommen.
Die Rechnung ist deshalb nachvollziehbar: Wer wissen will, warum Visio als unterlizenziert gilt, öffnet das Produkt und sieht sieben Installationen bei fünf Seats. Kein Algorithmus, keine Schätzung, nur eine Liste, die man durchgehen kann.
Verträge gehören dazu
Lizenzen laufen aus, und meist tun sie das zu einem Zeitpunkt, an dem niemand daran denkt. Deshalb sind Verträge in OpsCloud365 eigene Objekte: Wartung, Support, Leasing, Abonnement oder Lizenzvertrag, mit Laufzeit, Wert, Zahlungszyklus, Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung. Ein Vertrag, der im Kündigungsfenster steht oder demnächst ausläuft, wird hervorgehoben, auf der Vertragsliste und als Kennzahl auf der Startseite.
Lizenzen und Assets lassen sich einem Vertrag zuordnen. Dadurch beantwortet sich eine zweite Frage aus der Hersteller-E-Mail fast von selbst: Aus welchem Vertrag stammen die Seats, um die es geht?
Die Sicht von oben
Für die Geschäftsführung oder den Einkauf reicht meist eine Zahl: Wie viel Geld steckt in Lizenzen, und wo liegt Risiko. Das ITAM-Dashboard zeigt die Compliance je Produkt, die Verteilung der Status und die Verträge nach Ablaufdatum. Ein Bericht exportiert dieselben Daten als PDF oder Excel, wenn der Hersteller eine Datei möchte.
Warum keine Tabelle
Eine Tabelle kann all das auch, an dem Tag, an dem sie gepflegt wird. Der Unterschied liegt in den Ereignissen dazwischen: Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, sein Notebook wird zurückgegeben, die Lizenz bleibt zugewiesen. In OpsCloud365 hängt die Zuweisung am Benutzer und am Gerät, und die Rückgabe ist ein Ereignis, das sichtbar bleibt. Der Lizenzstand ist keine Momentaufnahme, sondern der aktuelle Zustand einer Historie.
Die E-Mail vom Hersteller wird dadurch nicht schöner. Aber die Antwort dauert zehn Minuten statt zwei Wochen, und sie stimmt.
Alle Abbildungen zeigen die tatsächliche Anwendung mit fiktiven Demodaten.